Come compilare una job description?

Quando ci si occupa di ricercare e selezione personale è fondamentale identificare correttamente i requisiti del profilo che dovrà essere assunto; a tal fine è auspicabile utilizzare un documento denominato “Job Description”, che serve proprio a descrivere con precisione le funzioni e le caratteristiche di una specifica posizione lavorativa.

Le informazioni principali contenute all’interno di una “Job Description” di solito riguardano:

titolo e descrizione della posizione lavorativa;
principali funzioni;
obiettivi del ruolo;
posizione gerarchica e relazione con le altre funzioni;
titolo di studio ed esperienze precedenti di lavoro richieste;
competenze e qualifiche richieste;
interfacce interne ed esterne con cui la figura scelta si dovrà relazionare;
numero e caratteristiche delle persone che vengono gestite direttamente ed indirettamente;
principali difficoltà che la posizione lavorativa comporta;
possibilità e modalità di carriera;
eccetera.

Queste informazioni consentono ad un Recruiter di eseguire la ricerca e selezione di personale che più corrisponde alle esigenze del soggetto che offre lavoro.

Utilizzare una società di ricerca e selezione del personale

Quando un’azienda ha la necessità di utilizzare una società di ricerca e selezione del personale, è opportuno che documenti le proprie necessità attraverso la compilazione di una “Job Description”.

È inoltre importante che chi redige una “Job Description” abbia una completa comprensione e conoscenza dei doveri e delle responsabilità di un determinato ruolo. Si può redigere tale documento utilizzando anche le parole chiave pertinenti, in modo tale che un annuncio di lavoro pubblicato nel web sia facilmente rintracciabile da parte di candidati che siano alla ricerca di un’occupazione specifica.

Esempio semplificato di Job Description

Nel web è possibile trovare siti che pubblicano modelli di “Job Description”, come come ad esempio questo (è in lingua Inglese). Tale sito consiglia di redigere una “Job Description” secondo un modello costituito da 5 sezioni (titolo del ruolo, scopo del ruolo, doveri, competenze e qualifiche richieste). Si tratta di un modello semplice e chiaro, che consente di presentare correttamente un’offerta di lavoro sul mercato.

Una “Job Description” ha anche altri usi. Ad esempio consente di ridurre i criteri soggettivi utilizzati per selezionare il personale. È anche utilizzata nella formazione del personale. Infatti un programma formativo può essere sviluppato a partire dagli obiettivi e dalle competenze specificate nella “Job Description”.

All’interno di una “Job Description” è anche importante riportare una descrizione breve ed efficace dell’azienda che assume al fine di attrarre validi candidati.

Segue un esempio utilizzabile per la redazione di una “Job Description”. Si può notare che non occorre eccedere nell’elencazione di funzioni di minore importanza. Un elenco di alcuni punti (una decina circa o più) è sufficiente a descrivere con precisione le caratteristiche delle mansioni assegnate.

Modello di esempio

Descrizione azienda: azienda leader nella vendita ed installazione di impianti fotovoltaici in tutto il Nord Italia. L’azienda commercializza prodotti con marchio proprio ed è costituita da 5 filiali operative sul territorio.

Titolo del ruolo: ASSISTENTE DI DIREZIONE.

Scopo del ruolo: assistere la Direzione Generale nello svolgimento dei propri compiti ordinari.

Funzioni:

Smistare la posta e le telefonate indirizzate alla Direzione Generale.
Assistere ai meeting della Direzione Generale e tenere i verbali delle riunioni.
Approntare report mensili e relazioni.
Gestire l’agenda, gli appuntamenti e l’organizzazione dei viaggi.
…

Competenze:

Utilizzo di Word ad ottimi livelli professionali.
Utilizzo di Excel per la redazione di analisi e grafici statistici.
…

Come specificato all’inizio di questo articolo, è possibile compilare “Job Description” maggiormente articolate e che hanno la funzione di facilitare notevolmente la ricerca di personale.

Preparare una “Job Description” chiara ed esaustiva consente di ricercare personale senza dispersione e con degli obiettivi molto chiari.